POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 14 septembre 2024

ARTICLE 1. PARTIES ET OBJET DE LA CHARTE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

1.1 Généralités

1.1.1. Le responsable du traitement est la division LEGIS de l’asbl du CHE², dont le siège se trouve à Woluwe-Saint-Lambert, ci-après dénommé «le Responsable du traitement».

1.1.2. Le terme « étudiant » fait référence à toute personne physique régulièrement inscrite à l’EPHEC qui contracte à titre gratuit avec le responsable du traitement.

1.2. Objet de la Charte

Le responsable du traitement établit la présente Charte de vie privée, nommée également politique de confidentialité, dont l’objet est d’informer en toute transparence les étudiants, de la manière dont leurs données personnelles sont récoltées et traitées par le responsable du traitement.

Les étudiants devront nécessairement prendre connaissance de la Charte de vie privée en cochant la/les case(s) prévue(s) à cet effet sur l’interface de prise de rendez-vous.

1.3. Mesures

Le Responsable du traitement et/ou ses prestataires de services agissant en son nom et pour son compte déterminent tous les moyens et finalités techniques, juridiques et organisationnelles du traitement des données personnelles des étudiants.

Le Responsable de traitement s’engage à cet effet à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir un traitement des données personnelles conforme à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la « Loi ») et au Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

ARTICLE 2. FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à l’article 13, al.1er, c, du RGPD, les finalités du traitement des données personnelles sont communiquées à l'étudiant et sont les suivantes :

conserver une preuve du consentement de l’étudiant voulant bénéficier d’une consultation ;
assurer l’exécution des consultations juridiques ;
assurer un suivi des étudiants en cas de nouvelle demande ;
assurer l’exercice des droits en matière de protection des données

ARTICLE 3. CONSENTEMENT

3.1. Prise de connaissance et accord de l’étudiant

En accédant au Site Internet et en l’utilisant, l’étudiant déclare avoir pris connaissance et avoir marqué son accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement des données à caractère personnel le concernant. Cet accord porte sur le contenu de la présente Charte.

3.2. Acte positif de consentement

3.2.1. Le consentement est donné par l’acte positif par lequel l’étudiant a coché la case proposant la Charte en lien hypertexte. L’ouverture d’un premier dossier juridique liant le Responsable de traitement et un étudiant est subordonnée à l’acceptation de la Charte par l’étudiant.

3.2.2. L’étudiant consent à ce que le Responsable du traitement traite et recueille, conformément aux modalités et principes compris dans la présente Charte, ses données à caractère personnel qu’il communique à l’occasion des services proposés par le Responsable du traitement, pour les finalités indiquées à l’article 2.

3.3. Rétractation du consentement

L’étudiant a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné. L’exercice de ce droit est effectué conformément à l’article 6 de la présente Charte.

ARTICLE 4. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES DES ÉTUDIANTS

6.1. Conformément à l’article 5, §1, e) du RGPD, le Responsable du traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire pour permettre l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

6.2. Les données à caractère personnel d’un étudiant sont conservées au maximum 10 ans après la fin de la relation contractuelle qui lie l’étudiant au responsable du traitement.

ARTICLE 5. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET DIVULGATION À DES TIERS

5.1. Les données personnelles peuvent être transmises aux préposés ou collaborateurs du responsable du traitement, situés en Belgique ou dans l’Union européenne, et qui collaborent avec le responsable du traitement dans le cadre de la fourniture de ces services. Ils agissent sous l'autorité directe du Responsable du traitement, et sont notamment responsables de recueillir, de traiter ou de sous-traiter ces données.

5.2. Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux à qui ces données ont été divulguées respectent le contenu de la présente Charte. Le Responsable du traitement assure qu’ils traiteront ces données aux seules finalités prévues à l’article 2, de façon discrète et sécurisée.

5.3. Les données des étudiants ne seront pas divulguées à des tiers à des fins de marketing direct ou de prospection

5.4. En plus des informations visées au paragraphe 1, le responsable du traitement fournit à la personne concernée, au moment où les données à caractère personnel sont obtenues, les informations complémentaires suivantes qui sont nécessaires pour garantir un traitement équitable et transparent.

5.5. Enfin, le responsable du traitement pourrait être amené, en exécution d’une loi, dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une requête des autorités publiques compétentes, à divulguer des données personnelles.

ARTICLE 6. DROITS DES ÉTUDIANTS

A tout moment, l’étudiant peut exercer ses droits en envoyant un message par courrier électronique à l'adresse legis@ephec.onmicrosoft.com ou une lettre par voie postale adressée à : LEGIS Division CHE², Avenue Konrad Adenauer 3, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, BELGIQUE, en joignant à sa demande les informations suivantes :

nom et prénom ;
occasion à laquelle le Responsable de traitement a traité ses données ;
le cas échéant, si possible, le nom et/ou le prénom de votre consultant
Quel droit il souhaite exercer et sur quelles données

Lorsque la Responsable du traitement peut raisonnablement douter de l’identité de l’étudiant soumettant une telle demande, elle se réserve le droit de demander de joindre à celle-ci toute information supplémentaire nécessaire à la preuve de son identité.

6.1. Droit d’accès

6.1.1. Conformément à l’article 15 du RGPD, le Responsable de traitement garantit le droit d’accès à l’étudiant à ses données personnelles. L’étudiant a le droit d'obtenir l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

● les finalités du traitement ;

● les catégories de données à caractère personnel concernées ;

● les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;

● lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;

● l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4 du RGPD, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

● lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source.

6.1.2. En cas d’exercice du droit d’accès par l’étudiant, le Responsable du traitement fournit une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Le Responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par l’étudiant.

6.1.3. Lorsque l’étudiant introduit cette demande par voie électronique (par le biais de l’adresse électronique par exemple), les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que l’étudiant ne demande qu’il en soit autrement.

6.1.4. La copie de ses données sera communiquée à l’étudiant au plus tard dans le mois après la réception de la demande.

6.1.5. Le droit d’obtenir une copie ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.

6.2. Droit de rectification

6.2.1. Conformément à l’article 16 du RGPD, l’étudiant a le droit d'obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, l’étudiant a également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

L’étudiant peut en faire la demande auprès du Responsable de traitement.

6.2.2. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification des données à caractère personnel, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à l’étudiant des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

6.3. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

6.3.1. L’étudiant a le droit d’obtenir l’effacement de ses données personnelles dans les meilleurs délais dans les hypothèses énumérées à l’article 17 du RGPD. Ces hypothèses s’appliquent lorsque :

les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;
l’étudiant retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), ou à l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ;
la personne concernée s'oppose au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1, du RGPD et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou la personne concernée s'oppose au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 2 du RGPD ;
les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;
les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information visée à l'article 8, paragraphe 1 du RGPD.

6.3.2. Lorsque le Responsable du traitement a rendu publique les données à caractère personnel et qu'il est tenu de les effacer en vertu du paragraphe précédent, le Responsable du traitement, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, prend des mesures raisonnables, y compris d'ordre technique, pour informer les autres responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que la personne concernée a demandé l'effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

6.3.3. Les paragraphes 6.3.1 et 6.3.2 ne s'appliquent pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire:

à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

6.4. Droit de limitation du traitement

6.4.1. L’étudiant a le droit d’obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles dans les hypothèses énumérées à l’article 18 du RGPD. Ces hypothèses s’appliquent lorsque :

l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par l’étudiant, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
le traitement est illicite et l’étudiant s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
le Responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
l’étudiant s'est opposé au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1, du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

6.4.2. Lorsque le traitement a été limité en vertu de l’article 6.4.1, ces données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre.

6.4.3. Une personne concernée qui a obtenu la limitation du traitement en vertu de l’article 6.4.1. est informée par le responsable du traitement avant que la limitation du traitement ne soit levée.

6.4.4. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute limitation du traitement effectué, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.

6.5. Droit à la portabilité des données

6.5.1. Conformément à l’article 20 du RGPD, les étudiants ont le droit de recevoir du Responsable de traitement les données à caractère personnel les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les étudiants ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le Responsable du traitement y fasse obstacle dans les cas prévus par le RGPD.

6.5.2. Lorsque l’étudiant exerce son droit à la portabilité des données en application du paragraphe précédent, il a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

6.5.3. L'exercice du droit, visé au paragraphe 1 du présent article s'entend sans préjudice du droit à l’effacement visé à l’article 6.3. Ce droit ne s'applique pas au traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement.

6.5.4. Le droit visé à l’article 6.5 ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.

6.6. Droit d'opposition

6.6.1. L’étudiant dispose à tout moment du droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles en raison de sa situation particulière, y compris à l’automatisation du traitement des données effectuée par le Responsable du traitement. Conformément à l’article 21 du Règlement, le Responsable du traitement ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de l’étudiant, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

6.6.2. Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, l’étudiant a le droit de s'opposer à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel, poursuivant de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où celui-ci serait lié à une telle prospection. Lorsque l’étudiant s'oppose au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel ne sont plus traitées à ces fins.

6.7. Droit de plainte

6.7.1. L’étudiant dispose du droit d’introduire une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par le Responsable de traitement auprès de l’Autorité de protection des données, compétente pour le territoire belge.

De plus amples informations peuvent être trouvées sur le site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

6.7.2. L’introduction d’une plainte se fait aux adresses suivantes : Autorité de protection des données 35 Rue de la Presse 1000 Bruxelles. Tél. + 32 2 274 48 00 Fax. + 32 2 274 48 35 E-mail: contact@apd-gba.be

6.7.3. L’étudiant peut également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.

ARTICLE 7. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

7.1. Renvois vers d’autres sites

Les communications peuvent contenir des liens vers d’autres sites internet détenus par des tiers non liés au Responsable du traitement. Le contenu de ces sites et le respect de ceux-ci au regard de la Loi et du RGPD ne relèvent pas de la responsabilité du Responsable du traitement.

7.2. Consentement des mineurs

7.2.1. Le traitement des données à caractère personnel relatives à un enfant est licite lorsque l'enfant est âgé d'au moins 13 ans. Le titulaire de l’autorité parentale doit donner son consentement exprès pour que le mineur de moins de 13 ans puisse divulguer des informations et/ou données personnelles sur le site Internet.

7.2.2. Conformément à l’article 8, paragraphe 2, du Règlement, le Responsable du traitement s'efforce raisonnablement de vérifier que le consentement est donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale à l'égard de l'enfant, compte tenu des moyens technologiques disponibles.

7.2.3. Le Responsable du traitement s’engage donc à une obligation de moyen et ne peut être tenu responsable de la collecte et du traitement d’informations et de données personnelles de mineurs de moins de 13 ans dont le consentement n’est pas effectivement couvert par celui de leurs parents légaux en raison - notamment - de données incorrectes introduites par des mineurs concernant leur âge. En aucun cas des données personnelles ne seront traitées par le Responsable du traitement si l’étudiant précise qu’il est âgé de moins de 13 ans.

7.3. Perte, corruption et vol de données

Le Responsable de traitement n’est pas responsable de la perte, de la corruption ou du vol de données personnelles causés notamment par la présence de virus ou suite à des attaques informatiques dans le respect de l’article 7.

ARTICLE 8. SÉCURITÉ

Le Responsable du traitement met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques afin de garantir un niveau de sécurité approprié au traitement et à la récolte des données. Ces mesures de sécurité dépendent des coûts de mise en œuvre au regard de la nature, du contexte et des finalités du traitement des données personnelles.

ARTICLE 9. MODIFICATION DE LA CHARTE DE VIE PRIVÉE

Le Responsable de traitement se réserve le droit de modifier la présente Charte afin de se conformer aux obligations légales en la matière. L’étudiant est dès lors invité à consulter régulièrement la Charte de vie privée afin de prendre connaissance des modifications et adaptations. Une telle modification sera communiquée par mail à tous les étudiants ayant contracté avec LEGIS.

ARTICLE 10. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

10.1. Droit applicable

Les dispositions de la présente Charte sont régies et interprétées conformément au droit belge.

10.2. Résolution à l’amiable

Les parties à la présente Charte s'efforceront, de bonne foi, de régler à l'amiable tout litige découlant de ou étant lié à la présente convention. Ainsi, tout désaccord, quelle qu’en soit sa nature, sera d’abord notifié par l’étudiant au Responsable du traitement à l’adresse e-mail suivant : legisdivison@outlook.com

10.3. Cours et Tribunaux compétents

Si les parties ne parviennent pas à une résolution à l’amiable du litige dans les soixante (60) jours suivant la notification par l'une des parties, les Cours et Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront compétents pour connaître du litige. Cette attribution de compétence est sans préjudice à l’article 6.7.3. de la présente Charte de vie privée.